Dukungan Sistem Informasi Manajemen Terhadap Keputusan

1. Pengantar

Sistem Informasi adalah kombinasi dari teknologi informasi dan aktivitas orang yang menggunakan teknologi itu untuk mendukung operasi dan manajemen. Dalam arti yang sangat luas, istilah sistem informasi yang sering digunakan merujuk kepada interaksi antara orang, proses algoritmik, data, dan teknologi. Dalam pengertian ini, istilah ini digunakan untuk merujuk tidak hanya pada penggunaan organisasi teknologi informasi dan komunikasi (TIK), tetapi juga untuk cara di mana orang berinteraksi dengan teknologi ini dalam mendukung proses bisnis.

Sistem informasi berhubungan dengan sistem data di satu sisi dan sistem aktivitas di sisi yang lain. Sistem informasi adalah suatu bentuk komunikasi sistem di mana data yang mewakili dan diproses sebagai bentuk dari memori sosial. Sistem informasi juga dapat dianggap sebagai bahasa semi formal yang mendukung manusia dalam pengambilan keputusan dan tindakan.

Sistem informasi adalah gabungan yang terorganisasi dari manusia, perangkat lunak, perangkat keras, jaringan komunikasi dan sumber data dalam mengumpulkan, mengubah, dan menyebarkan informasi dalam organisasi.

Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.

Sistem informasi  adalah kumpulan dari  sub-sub  sistem baik phisik maupun non phisik yang  saling berhubungan  satu sama  lain dan bekerja  sama secara harmonis untuk mencapai satu tujuan yaitu mengolah data menjadi informasi yang berguna.

Tujuan dari sistem informasi adalah menghasilkan informasi. Sistem informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang berguna bagi para pemakainya. Data yang diolah saja tidak cukup dapat dikatakan sebagai suatu informasi. Untuk dapat berguna, maka informasi harus didukung oleh tiga pilar sebagai berikut:

  1. tepat kepada orangnya atau relevan (relevance);
  2. tepat waktu (timeliness); dan
  3. tepat nilainya atau akurat (accurate).

Keluaran yang tidak didukung oleh tiga pilar ini tidak dapat dikatakan sebagai informasi yang berguna, tetapi merupakan sampah (garbage).

Komponen prosedur dalam Sistem Informasi berkaitan dengan prosedur manual dan prosedur berbasis komputer serta standar untuk mengolah data menjadi informasi yang berguna. Suatu prosedur adalah urutan langkah yang dilakukan untuk menyelesaikan satu atau lebih aktivitas pengolahan informasi. Pengolahan informasi ini dapat dikerjakan dengan pengguna, atau kombinasi pengguna dan staff TI.

Sistem Informasi dapat dikategorikan dalam empat bagian:

  1. Sistem Informasi Manajemen
  2. Sistem pendukung keputusan
  3. Sistem Informasi Eksekutif
  4. Sistem Pemrosesan Transaksi

Pada dasarnya, pengertian sistem informasi terbentuk melalui kegiatan operasi yang tetap yaitu:

  1. Mengumpulkan data;
  2. Mengelompokkan data;
  3. Menghitung dan menganalisa data;
  4. Menyajikan laporan data.

Sasaran dalam Sistem Informasi, yaitu :

  1. Meningkatkan efektifitas secara keseluruhan;
  2. Meningkatkan efektifitas ekonomi;
  3. Meningkatkan penyelesaian tugas.

 

  1. Pengantar dan Konsep Dasar Sistem Informasi Manajemen

Apa yang dimaksud dengan informasi?

Informasi merupakan fakta, kejadian, statistik atau bentuk data lainnya yang dapat dipahami dan mempunyai arti, bernilai atau bermanfaat bagi seseorang untuk keperluan/pekerjaan tertentu.

Data pada umumnya harus diolah terlebih dahulu sehingga menjadi informasi yang dapat dipahami dan bermanfaat atau lebih bermanfaat.

Data dan Pengetahuan

Data merupakan deskripsi dasar akan suatu, kejadian, aktivitas, dan transaksi yang dicatat, diklasifikasikan, dan diSistem Informasi Manajemenpan tanpa suatu pengorganisasian sebelumnya.

Pengetahuan terdiri dari data dan/ atau informasi yang telah diorganisasikan dan diproses sehingga memberi pemahaman, pengalaman, pembelajaran, dan keahlian tertentu yang dapat diaplikasikan pada masalah bisnis yang dihadapi.

 

Apa yang dimaksud dengan Teknologi Informasi?

Teknologi Informasi

Berbagai teknologi (utamanya computer-based tool) yang digunakan manusia untuk bekerja dengan informasi dan mendukung pemenuhan kebutuhan informasi dan pemrosesan informasi suatu organisasi

Istilah umum yang menunjukkan berbagai teknologi yang membantu pengumpulan, penyimpanan, manipulasi/analisis, produksi, komunikasi, dan penyebaran informasi.

Untuk mencapai kesuksesan bisnis melalui Teknologi Informasi, Manusia menggunakan Teknologi Informasi untuk bekerja dengan information dan Teknologi informasi merupakan faktor penting dalam kesuksesan dan inovasi bisnis.

  1. Dukungan Sistem Informasi Manajemen Terhadap Keputusan

Proses manajemen dimulai dengan perencanaan, kemudian proses pelaksanaan, proses pengendalian dan pengawasan. Pada setiap proses diperlukan informasi yang sebagian dihasilkan oleh Sistem Informasi Manajemen. Sistem Informasi Manajemen sangat bermanfaat bagi para manajer dalam proses pengambilan keputusan. Sistem ini secara terpadu dan efisien melaksanakan pengumpulan data, dan menyajikan informasi sesuai dengan kebutuhan para pengambil keputusan.

Dalam manajemen, pengambilan keputusan (decision making) memegang peranan yang sangat penting karena keputusan yang diambil oleh manajer merupakan hasil pemikiran akhir yang harus dilaksanakan oleh bawahannya atau mereka yang bersangkutan dengan organisasi yang ia pimpin. Pengambilan keputusan adalah suatu proses pemikiran dalam rangka pemecahan suatu masalah untuk memperoleh hasil akhir untuk dilaksanakan.

Tiga tahap pengambilan keputusan dalam hubungannya dengan Sistem Informasi Manajemen, yaitu :

Tahap proses pengambilan keputusan

Hubungan dengan Sistem Informasi Manajemen

Pemahaman

Proses penyelidikan mengandung pemeriksaan data. System informasi harus meneliti semua data dan mengajukan permintaan untuk diuji mengenai situasi yang jelas. Sistem Informasi Manajemen harus menyediakan saluran komunikasi sehingga masalah tersebut dapat ditangani.

 Perancangan

Sistem Informasi Manajemen harus mengandung model keputusan untuk mengolah data dan memprakasai pemecahan alternative.

Pemilihan

Sistem Informasi Manajemen mendorong pengambilan keputusan dari hasil perancangan yang disajikan.

 

Suatu sistem pengambilan keputusan, artinya model sistem yang digunakan untuk mengambil keputusan, dapat bersifat tertutup atau terbuka. Sistem pengambilan keputusan tertutup menganggap bahwa keputusan dipisahkan dari masukan yang tidak diketahui dari lingkungannya. Paham pengambilan keputusan yang tertutup jelas menganggap bahwa orang yang rasional secara logis menguji semua alternative, membuat urutan berdasarkan hasil yang lebih disukai, dan memilih alternative yang mendatangkan hasil yang terbaik. Sistem pengambilan keputusan yang terbuka memandang keputusan sebagai terjadi dalam suatu lingungan yang kompleks. Pengambilan keputusan dianggap tidak harus logis dan sepenuhnya rasional, tetapi lebih banyak menunjukkan rasionalitas hanya dalam batas yang ditentukan oleh latar belakang, penglihatan alternative, kemampuan untuk menangani model keputusan, dan sebagainya.

Pada hakekatnya kegiatan pembuatan pengambilan keputusan dilatarbelakangi oleh adanya suatu masalah atau problem dalam usaha mencapai suatu tujuan tertentu. Pembuatan keputusan ini bertujuan mengatasi atau memecahkan masalah yang bersangkutan sehingga usaha pencapaian tujuan yang dimaksudkan dapat dilaksanakan secara baik dan efektif.

Pemanfaatan komputer sekarang ini sudah menjadi kebutuhan, bahkan Sistem Informasi Manajemen tidak bisa lagi dipisahkan dengan komputer, bila bicara tentang Sistem Informasi Manajemen maka pasangannya adalah komputer. Posisi komputer dalam Sistem Informasi Manajemen bagaikan dua sisi mata uang yang dapat dibedakan tetapi tidak dapat dipisahkan. Namun demikian, tetap saja bahwa Sistem Informasi Manajemen bukanlah komputer atau sebaliknya.
Berdasarkan uraian tersebut di atas, nyata bahwa Sistem Informasi Manajemen berbasis komputer dapat meningkatkan nilai dan kualitas informasi. Artinya, apabila pihak manajemen dalam organisasi atau perusahaan dapat memanfaatkan komputer dalam Sistem Informasi Manajemen-nya, maka sang manajer atau pimpinan organisasi/pengambil keputusan (decision maker) dapat memperoleh/mendapatkan informasi (sebagai bahan dalam pengambilan keputusan) yang bermutu, bernilai dan berkualitas, yaitu informasi yang relevan bagi perusahaan/organisasi, yang akurat dan tentu saja informasi yang tepat waktu atau tidak basi.

Dukungan sistem informasi manajemen terhadap pengambilan keputusan dikenal dengan sistem pendukung keputusan atau decision support system (DSS). Definisi DSS dapat diartikan sebagai rangkuman sistem komputer yang digunakan untuk membuat manajer membuat keputusan. Keuntungan dalam menggunakan DSS, yaitu :

  1. Dapat menyelesaikan problem yang kompleks.
  2. Lebih cepat dan dengan hasil yang lebih baik dibanding dengan pengambilan keputusan yang intuisi (mengandalkan perasaan).
  3. Menghasilkan acuan data untuk menyelesaikan masalah yang dihadapi bagi manajer.
  4. Meningkatkan produktivitas dan control dari manajer.

Tiga langkah yang dapat dilakukan dalam membuat DSS :

  1. Mendefinisikan problem.
  2. Membuat model dengan DSS.
  3. Menggunakan model tersebut untuk mendapatkan jawabannya.

 

Dukungan DSS terhadap keputusan bersifat taktis dan teknis.

Keputusan taktis adalah para manajer unit bisnis yang mengembangkan perencana-an jangka pendek dan jangka menengah, jadwal-jadwal, dan anggaran; penentuan kebijakan, prosedur, dan tujuan-tujuan bisnis bagi sub unitnya masing-masing.

Bersifat taktis

  1. Kemampuan dan banyaknya model.
  2. Kemampuan menganalisa model.
  3. Kemampuan interogasi dan interaksi dengan model.
  4. Kemampuan statistic.
  5. Kemampuan grafik.
  6. Kemampuan membuat laporan.

Keputusan teknis adalah suatu proses yang dapat menjamin bahwa tugas-tugas spesifik dapat dilaksanakan dalam cara efektif dan efisien. Tingkat ini lebih ditekankan pada fungsi pengawasan dan sedikit sekali fungsi perencanaan. Pada tingkat ini pengambilan keputusan terprogram dapat dilaksanakan. Contoh jenis pengambilan keputusan ini adalah penerimaan atau penolakan kredit, pengendalian proses, penentuan waktu, penerimaan, pengiriman, pengawasan inventaris dan penempatan karyawan.

Bersifat teknis

  1. System dasar dan system operasi.
  2. Perangkat keras.
  3. Manajemen data.
  4. System komunikasi.
  5. Bahasa computer yang digunakan.
  6. Harta dan biaya.
  7. Kemudahan pemakaian serta support.
Penulis: 
Herru Hardiyansah, S.Kom - Pranata Komputer Muda BKPSDM Prov. Kep. Babel